Hiện nay, một bộ phận lớn người nước ngoài đến và sinh sống làm việc tại Việt Nam. Chính vì thế mà hợp pháp hóa lãnh sự là một vấn đề hết sức quan trọng để đảm bảo quyền lợi cho người dân do các cơ quan có thẩm quyền thực hiện. Tuy nhiên, trên thực tế có rất nhiều người vẫn không hiểu đúng về vấn đề này và quy trình làm thục ra sao. Để giải đáp được vấn đề băn khoăn về hợp pháp hóa lãnh sự là gì mời bạn đọc cùng GCO tìm hiểu dưới đây.
Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Hợp pháp hóa lãnh sự là bước đầu tiên nhưng cực kỳ quan trọng khi làm hồ sơ, thủ tục liên quan đến quốc gia thứ hai ngoài Việt Nam. Chúng ta có thể hiểu đơn giản rằng thủ tục này chính là khi giấy tờ, văn bản từ nước ngoài được cơ quan chức năng có thẩm quyền đóng mộc xác nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên văn kiện đó là chính xác. Sau khi hoàn tất thủ tục hợp pháp hóa, những giấy tờ, tài liệu này sẽ được công nhận sử dụng ở Việt Nam.
Các điều kiện để hợp pháp hóa lãnh sự
Các giấy tờ nước ngoài chỉ được hợp pháp hóa lãnh sự khi đảm bảo các điều kiện sau:
- Ngôn ngữ được sử dụng là tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Nếu HPHLS tại cơ quan đại diện của Việt Nam (Đại sứ quán, Lãnh sự quán) thì được sử dụng ngôn ngữ chính thức của nước đó.
- Giấy tờ, tài liệu đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước ngoài chứng nhận lãnh sự.
Các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự
Theo quy định tại Nghị định 111/2011 và Thông tư 01/2012 của Bộ Ngoại giao, các giấy tờ vi phạm các nguyên tắc sau sẽ không được hợp pháp hóa và sử dụng tại Việt Nam:
- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
- Giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ HPHLS.
- Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
- Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
- Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.
Làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại các cơ quan thẩm quyền nào?
Để làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, bạn có thể đến các cơ quan có thẩm quyền sau:
- Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan của Bộ Ngoại giao được giao thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước.
- Trên cơ sở xem xét nhu cầu và điều kiện cán bộ, cơ sở vật chất của từng địa phương, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quyết định ủy quyền cho Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (dưới đây gọi chung là cơ quan ngoại vụ địa phương) tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và trả kết quả.
- Cơ quan ngoại vụ địa phương được ủy quyền không được ủy quyền lại cho cơ quan khác.
- Cán bộ cơ quan ngoại vụ địa phương được ủy quyền chỉ được tiếp nhận, xử lý hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự sau khi đã được Bộ Ngoại giao tập huấn về nghiệp vụ.
Hợp pháp hóa lãnh sự nhằm mục đích gì?
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của bạn sẽ giúp văn bản nước ngoài có giá trị về mặt pháp lý, sử dụng được tại Việt Nam. Thủ tục này giúp bảo vệ quyền lợi cho người nước ngoài ở Việt Nam. Đồng thời các cơ quan Nhà Nước cũng dễ dàng hơn khi quản lý người nước ngoài. Như vậy, để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam, các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Trong trường hợp các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự sẽ không phải làm hợp pháp hóa lãnh sự.
Quy trình thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam như thế nào?
Người thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự có thể lựa chọn thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
1. Nộp hồ sơ
Người cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự nộp hồ sơ tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
2. Tiếp nhận hồ sơ
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu để lưu tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài đề nghị cơ quan này xác minh.
3. Trả kết quả
Sau khi nhận đủ hồ sơ, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự cho hồ sơ này. Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.